Robotic Process Automation (RPA)

Was ist Robotic Process Automation?

Vorteile von Robotic Process Automation

Anwendungsbereiche und Use Cases

Einführung von Robotic Process Automation - so gehen Sie vor

EMMA – Ihre RPA-Lösung mit Kognitiver KI

Fazit

Robotic Process Automation bezeichnet einen Ansatz zur Prozessautomatisierung, bei dem manuelle Tätigkeiten durch Softwareprogramme - die sogenannten Software-Roboter oder „Bots“ - imitiert und automatisiert ausgeführt werden. Diese agieren auf der Benutzerschnittstelle von Anwendungen genauso wie ein Mensch: Sie klicken Buttons, geben Daten ein, lesen Informationen aus und folgen klar definierten Regeln. Anders gesagt: Die RPA-Lösung übernimmt monotone Routineprozesse, die bisher von Mitarbeitern am Computer erledigt wurden, und führt sie schneller, fehlerfreier und rund um die Uhr aus.

Typische RPA-Bots können beispielsweise Daten aus einem Eingangspostfach entnehmen, in ein Formular übertragen, Berechnungen durchführen oder mehrere IT-Systeme miteinander verbinden, ohne dass eine manuelle Eingabe nötig ist. Moderne RPA-Tools bieten meist grafische Oberflächen, in denen Abläufe per Drag-and-Drop definiert werden. Entsprechend gilt RPA als nicht-invasive Technologie: Die bestehenden IT-Systeme müssen nicht angepasst werden, da die Bots wie ein menschlicher Benutzer auf der Oberfläche arbeiten. So lassen sich Automatisierungen oft sehr schnell implementieren, ohne in die Tiefen der IT-Infrastruktur eingreifen zu müssen.

In der Praxis haben sich zwei Hauptarten von Automatisierungen etabliert: Beaufsichtigte (Attended) RPA und unbeaufsichtigte (Unattended) RPA. Beaufsichtigte RPA-Bots unterstützen Fachkräfte direkt am Arbeitsplatz. Sie werden vom Nutzer bei Bedarf gestartet oder durch bestimmte Auslöser initiiert und erledigen dann Teilaufgaben, während der Mitarbeiter parallel weiterarbeiten kann. Dieses Modell kommt häufig im Kundenservice oder Helpdesk zum Einsatz, wo der Bot z.B. im Hintergrund Daten abruft, während der Mitarbeiter mit dem Kunden spricht​.

Unbeaufsichtigte RPA-Bots hingegen laufen vollkommen autonom im Hintergrund ab. Einmal angestoßen, erledigen sie ihren Prozess ohne weiteres menschliches Zutun, basierend auf vordefinierten Regeln, Zeitplänen oder Ereignissen​. Solche Bots werden vor allem für Backoffice-Prozesse genutzt – etwa nächtliche Datenabgleiche, Massendatenverarbeitung oder Berichte – und können 24/7 laufen, ohne Pause. Viele verfolgen einen hybriden Ansatz, bei dem sowohl attended als auch unattended Bots kombiniert werden, um End-to-End-Prozesse abzudecken.

RPA ist nicht nur eine Technologie. Bei deren Einsatz setzt in der Regel ein kompletter Wandel im Unternehmen ein. Mit zunehmender Automatisierung breiten sich dieser Wandel auf immer mehr Bereiche aus und treibt die Produktivität insgesamt in die Höhe.

Im Folgenden die wichtigsten Vorteile von RPA im Überblick:

Einer der greifbarsten Vorteile von RPA ist die Reduzierung von Prozesskosten. Automatisierte Bots können Aufgaben wesentlich schneller ausführen als ein Mensch und das rund um die Uhr, sieben Tage die Woche. Dadurch sinken Bearbeitungszeiten drastisch, und es können wesentlich mehr Vorgänge in kürzerer Zeit bewältigt werden. Entscheider berichten von erheblichen Produktivitätsgewinnen: Routineprozesse, die früher Stunden oder Tage dauerten, werden durch RPA auf Minuten oder sogar Sekunden verkürzt. Die Skalierbarkeit erlaubt es zudem, bei höherem Arbeitsaufkommen einfach zusätzliche virtuelle Helfer einzusetzen, statt teure Überstunden oder Neueinstellungen einzuplanen. All dies führt zu spürbaren Zeit- und Kosteneinsparungen.

Neben der reinen Geschwindigkeitssteigerung trägt RPA auch indirekt zur Effizienz bei, indem menschliche Fachkräfte von monotonen Aufgaben befreit werden. Fachkräfte können ihre Arbeitszeit produktiver für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen, anstatt repetitive Dateneingaben vorzunehmen. So steigt die Auslastung in anspruchsvollen Aufgabenbereichen, ohne dass Routineaufgaben liegenbleiben – ein doppelter Effizienzgewinn.

Wo Menschen routinemäßig Daten abtippen oder manuell Informationen von einem System ins andere übertragen, lassen sich Fehler kaum vermeiden. Tippfehler, Zahlendreher oder Vergessen von Prozessschritten führen im Arbeitsalltag immer wieder zu Qualitätsproblemen. RPA-Bots hingegen führen die definierten Schritte jedes Mal genau gleich aus. Sie halten sich strikt an vorgegebene Regeln und machen keine Flüchtigkeitsfehler. Dadurch sinkt die Fehlerrate in automatisierten Prozessen gegen Null, was die Prozessqualität deutlich erhöht​.

Die automatische Protokollierung aller Bot-Aktivitäten sorgt zusätzlich für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Sollte es doch einmal zu einer Abweichung kommen, lässt sich im ausführlichen Log genau nachvollziehen, was passiert ist. Insgesamt tragen RPA-Lösungen damit zu konsistenteren Ergebnissen und höherer Qualität bei. Dies wirkt sich etwa in der Finanzbuchhaltung in Form fehlerfreier Reports aus oder in der Auftragsbearbeitung durch korrekt und vollständig ausgeführte Bestellungen – ohne menschliche Patzer.

RPA macht es einfacher als je zuvor, Geschäftsprozesse in großem Maßstab zu automatisieren und bei Bedarf kurzfristig auszuweiten​. Während die Einstellung und Einarbeitung neuer Kollegen zeit- und kostenintensiv ist, können digitale Bots schnell in großer Zahl “aufgestockt” werden. Gibt es z.B. zum Quartalsende ein höheres Aufkommen an Bestellungen oder Anfragen, lässt sich die Zahl parallel laufender Bot-Instanzen flexibel erhöhen, um Lastspitzen abzufangen. Nach erledigter Arbeit können diese virtuellen Kapazitäten ebenso rasch wieder zurückgefahren werden – ganz ohne soziale Auswirkungen.

Diese Flexibilität erstreckt sich auch auf die Anpassungsfähigkeit der Prozesse: Änderungen an Abläufen lassen sich zentral im RPA-Workflow vornehmen und sofort auf alle Bots ausrollen. So können Entscheider agil auf neue Anforderungen reagieren.

Im Hinblick auf IT-Sicherheit und Compliance bietet RPA ebenfalls Vorteile. Zum einen werden Zugriffsrechte der Bots gezielt verwaltet und sind in der Regel enger gefasst als menschliche Benutzerkonten, wodurch das Risiko unbefugter Aktionen sinkt. Zum anderen arbeiten Bots nach Vorschrift: Sie führen jeden einzelnen Prozessschritt exakt so aus, wie er definiert wurde, und erzeugen dabei einen lückenlosen Audit-Trail. Für streng regulierte Branchen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen oder Versicherungen ist diese Nachvollziehbarkeit Gold wert – sie können damit die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien nachweisen.

Außerdem lassen sich mit RPA sensible Daten gezielt schützen. Da Bots keinen Einblick in überflüssige Informationen nehmen (sie tun nur, wofür sie programmiert sind), kann man sicherstellen, dass Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Durch die Minimierung menschlicher Fehler – einer häufigen Ursache für Sicherheitsvorfälle – trägt RPA überdies dazu bei, Risiken zu senken​. In vielen Fällen wird RPA sogar eingesetzt, um manuelle Eingriffe in besonders kritischen Prozessen zu eliminieren, was die Prozesssicherheit erhöht.

RPA ist ein wichtiger Enabler der digitalen Transformation: Durch die Automatisierung lästiger Routinearbeiten gewinnen ihre Mitarbeiter den Freiraum, sich verstärkt auf strategische Projekte und Innovation zu konzentrieren. Indem Bots das Tagesgeschäft bewältigen – von der Datenverarbeitung bis zur Berichtserstellung –, können sich Teams anspruchsvolleren Aufgaben widmen, die menschliches Urteilsvermögen und Kreativität erfordern. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch die Weiterentwicklung des Geschäfts.

Viele Entscheider berichten, dass RPA-Initiativen einen Kulturwandel anstoßen: Die Organisation wird datengetriebener und agiler, weil Prozesse schneller angepasst und verbessert werden können. Darüber hinaus beschleunigt RPA die digitale Transformation insgesamt, da es oft der erste Schritt zu weitergehender intelligenter Automatisierung ist. In Kombination mit Künstlicher Intelligenz (Stichwort Intelligent Automation) lassen sich perspektivisch noch komplexere Abläufe automatisieren und neue Effizienzpotenziale heben. RPA bildet also die Grundlage, auf der Sie ihre Wertschöpfung mit digitalen Werkzeugen systematisch ausbauen können.

Nicht zu unterschätzen ist der Einfluss von RPA auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn die monotone „Fleißarbeit“ wegfällt, steigt die Motivation der Belegschaft. Mitarbeiter erleben ihre Arbeit als weniger eintönig und können sich Aufgaben zuwenden, die mehr Anerkennung und Sinn stiften. Dadurch verbessert sich die Arbeitszufriedenheit und oft auch die Bindung ans Unternehmen​. RPA wird so zum digitalen Teammitglied, das den Kollegen den Rücken freihält.

Anfangs mag es Skepsis oder Berührungsängste gegenüber den „Roboter-Kollegen“ geben. Mit einer frühzeitigen Einbindung der Mitarbeiter in RPA-Projekte und transparenter Kommunikation lässt sich jedoch meist schnell ein positiver Effekt erzielen: Das Team sieht, dass die Bots Helfer sind und keine Konkurrenz. Im Ergebnis berichten viele Firmen von einer höheren Mitarbeiterloyalität und einem besseren Arbeitsklima, wenn lästige Routinearbeiten automatisiert wurden. Schließlich kann jeder sich stärker auf die Kernaufgaben seines Jobs konzentrieren – ein Gewinn für Mensch und Unternehmen gleichermaßen.

RPA ist branchen- und funktionsübergreifend einsetzbar. Überall dort, wo regelbasierte Prozesse mit hohem manuellem Aufwand anfallen, können Software-Roboter wertvolle Dienste leisten. Im Folgenden einige typische Einsatzbereiche und Use Cases, in denen RPA spürbar Mehrwert schafft:

Im Finanzbereich bietet RPA enormes Potenzial, um fehleranfällige manuelle Vorgänge zu automatisieren. Rechnungsverarbeitung ist ein klassisches Beispiel: Eingehende Rechnungen können von Bots aus E-Mails oder Scans ausgelesen, relevante Daten erfasst und direkt ins Buchhaltungssystem übertragen werden. Das Ergebnis sind schnellere Zahlungsfreigaben und weniger Fehler bei der Datenerfassung. Auch der Zahlungsabgleich (Abstimmung von Zahlungen mit offenen Posten) oder die Erstellung der Finanzberichte lässt sich so durchführen. Ein Bot kann nächtlich Kontodaten konsolidieren, Summen berechnen und automatisch Reportings erstellen, die dem Finanzteam am Morgen vorliegen. In Banken und Versicherungen beschleunigt RPA zudem Prozesse wie die Kundenidentifikation (KYC) oder Schadensbearbeitung, indem es Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführt und Prüfungen durchführt – stets unter Einhaltung aller Compliance-Vorgaben.

Die Personalabteilung profitiert ebenfalls von RPA, da viele HR-Prozesse strukturiert und wiederkehrend sind. Beispielhaft ist hier das Onboarding neuer Kollegen: Hier können automatisch Benutzerkonten anlegt, Zugriffsrechte vergeben, Formulare für die Personalakte ausgefüllt und Willkommens-E-Mails versendet werden. Das verkürzt die Zeit, bis ein neuer Mitarbeiter vollständig einsatzfähig ist, erheblich. Ebenso lässt sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisiert erstellen – Bots sammeln z.B. variable Gehaltsdaten, erfassen Überstunden und führen Berechnungen in den Abrechnungssystemen durch. Auch Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen können vorverarbeitet werden, sodass HR-Mitarbeiter nur noch bei Ausnahmen eingreifen müssen. Insgesamt hilft dies dabei, administrative Aufgaben zu beschleunigen und sicherzustellen, dass keine Schritte vergessen werden, was zu einer konsistenten Mitarbeiterbetreuung beiträgt.

Im Kundenservice kommt es auf Schnelligkeit und Zuverlässigkeit an - beides Stärken von Robotic Process Automation. Dabei werden bspw. eingehende Kundenanfragen vorselektiert und bearbeitet. Ein Beispiel ist die Ticket-Bearbeitung im Support: Hier werden E-Mails oder Webformulare ausgelesen, Vorgänge im CRM-System angelegt und sogar erste Antworten versendet oder an zuständige Teams weitergeleitet​. Häufig gestellte Fragen lassen sich automatisiert beantworten, sodass Service-Mitarbeiter mehr Zeit für die Bearbeitung komplexer Kundenprobleme haben. In Call Centern unterstützen attended Bots die Agents, indem sie während des Kundentelefonats Kundendaten aus verschiedenen Systemen zusammenziehen – der Agent bekommt binnen Sekunden alle relevanten Infos auf den Bildschirm, anstatt sie mühsam selbst zusammensuchen zu müssen.

Auch im Vertrieb und Marketing ergeben sich Use Cases. Zum Beispiel kann ein Bot automatisch Leads aus Webformularen oder Messekontaktlisten ins CRM einpflegen und qualifizieren. Oder er aktualisiert regelmäßig Preisdaten und Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle hinweg. Selbst Angebote lassen sich in Teilen automatisiert erstellen: RPA zieht dafür Kundendaten und Produktpreise zusammen, sodass der Vertriebler eine fertige Angebotsschablone nur noch prüfen und versenden muss. Solche Automatisierungen beschleunigen die Sales-Pipeline und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.

Innerhalb der IT-Abteilung sowie in allgemeinen Verwaltungsprozessen wird RPA quasi zum „Schmiermittel“, das unterschiedliche Systeme verbindet. Ein Anwendungsfall ist das Benutzer- und Berechtigungsmanagement: Wenn ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt oder das Unternehmen verlässt, kann ein RPA-Bot alle relevanten Zugänge (E-Mail, ERP, CRM, etc.) automatisch deaktivieren oder anpassen. Das spart dem IT-Support viel Aufwand und erhöht die Sicherheit. Ebenso lassen sich IT-Service-Prozesse automatisieren, etwa das Zurücksetzen von Passwörtern auf Anforderung oder das Monitoring von Systemlogs mit automatischer Ticket-Erstellung bei Fehlermeldungen.

In der allgemeinen Verwaltung können Bots Aufgaben wie Datenmigration und -abgleich übernehmen. Beispielsweise beim Wechsel eines Systems – anstatt manuell Datensätze von Alt- in Neusysteme zu übertragen, kann ein Bot diese Daten extrahieren, transformieren und einspielen. Auch die Dokumentenverwaltung profitiert: In Kombination mit OCR-Technologie können Dokumenteninhalte ausgelesen und automatische Ablagestrukturen oder Datenbanken befüllt werden. Dadurch werden Archive schneller durchsuchbar und Informationen stehen lückenlos digital bereit.

Nicht nur in Büroprozessen, auch in Produktion und Logistik findet RPA Anwendung. In Fertigungsunternehmen lassen sich etwa Stücklisten oder Lagerbestände automatisch zwischen unterschiedlichen Systemen synchronisieren. Eingehende Bestellungen können von Bots erfasst und im ERP verbucht werden, während parallel Versandetiketten generiert werden. Das beschleunigt die Auftragsabwicklung und minimiert Fehler in der Supply Chain. In der Logistik koordinieren RPA-Bots z.B. Versandbenachrichtigungen: Sobald ein Paket versendet wurde, holt der Bot die Tracking-Nummer vom Versanddienstleister und informiert den Kunden proaktiv über den Lieferstatus.

Auch in Branchen wie dem Gesundheitswesen, der öffentlichen Verwaltung oder dem E-Commerce zeigen sich vielfältige Anwendungsfälle. Im Krankenhausumfeld übernimmt RPA etwa die Terminplanung oder aktualisiert Patientendaten in verschiedenen Systemen, damit Ärzte entlastet werden. Im E-Commerce automatisieren Bots die Produktlistung über verschiedene Online-Marktplätze oder kümmern sich um die Prüfung von Retouren. Kurz gesagt: Kaum ein Bereich, in dem sich nicht Prozesse finden, die beschleunigt, zuverlässiger oder kostengünstiger ablaufen können.

Die Implementierung von RPA erfordert nicht nur die richtige Technologie, sondern auch organisatorische Vorbereitung und eine strukturierte Vorgehensweise. Mit dem richtigen Partner an der Seite lassen sich dabei viele Stolpersteine umgehen und schnelle Ergebnisse erzielen. 

Folgende Schritte haben sich als Best Practices für eine erfolgreiche Einführung bewährt:

Analysieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und finden Sie repetitive, regelbasierte Prozesse mit hohem Volumen. Diesen Vorgang nennt man Process Mining. Prozesse, die viele manuelle Datentransfers oder standardisierte Entscheidungen beinhalten, eignen sich meist besonders gut für einen Pilot-Einsatz. Wählen Sie für den Start einen überschaubaren, aber wirkungsvollen Anwendungsfall, um schnelle Erfolge demonstrieren zu können.

Gewinnen Sie frühzeitig die Unterstützung der Geschäftsleitung und der betroffenen Fachabteilungen. Transparente Kommunikation ist hier entscheidend, um Ängste abzubauen. Erklären Sie den Mitarbeitern, dass RPA dazu dient, sie zu entlasten, und kein Arbeitsplatzabbau-Ziel verfolgt wird. Wenn alle Beteiligten hinter dem Vorhaben stehen, steigen die Erfolgschancen erheblich​.

Der Markt bietet mehrere RPA-Plattformen (u.a. UiPath^®, Blue Prism^®, Automation Anywhere) mit ähnlichem Grundnutzen. Evaluieren Sie die Lösungen hinsichtlich Bedienbarkeit, Funktionsumfang, Skalierbarkeit und Kosten. Achten Sie auch auf Support und Community. Wählen Sie den Anbieter, der am besten zu Ihren Anforderungen passt - zum Beispiel legt die RPA-Lösung EMMA Wert auf einfache Handhabung auch für Nicht-Programmierer und hohe Flexibilität bei den Einsatzgebieten. 

Um sich diesen Auswahlprozess zu vereinfachen, bieten wir Ihnen hierfür eine RPA-Entscheidungshilfe - u.a. auf Basis eines vier monatigen Tests der großen Player durch das Beratungsunternehmen Deloitte - zugehörig zu den “Big Four” Beratungsunternehmen.

Starten Sie mit einem klar umrissenen Pilotprozess. Entwickeln Sie den Workflow, testen Sie ihn sorgfältig und lassen Sie ihn dann real laufen. Messen Sie dabei Schlüsselkennzahlen (Durchlaufzeit, Fehlerquote, manueller Aufwand, etc.) und vergleichen Sie sie mit dem vorherigen Ist-Zustand. So machen Sie den Nutzen von RPA quantifizierbar. Ein erfolgreiches Pilotprojekt dient als Referenz und überzeugt weitere Stakeholder.

Bauen Sie nach dem Pilotbetrieb schrittweise die Automatisierung aus. Etablieren Sie eventuell ein zentrales Center of Excellence (CoE) oder Richtlinien, um die Entwicklung weiterer Bots zu koordinieren und Standards festzulegen. Eine klare Governance stellt sicher, dass RPA-Bots gut gewartet werden und neue Anforderungen kontrolliert umgesetzt werden​. Überwachen Sie zudem kontinuierlich die Leistung Ihrer Bots mittels KPIs, um Optimierungspotenzial aufzudecken und den ROI der Automatisierung im Blick zu halten.

WIANCO OTT Robotics hat mit EMMA eine leistungsstarke Lösung entwickelt, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist. EMMA vereint die Vorteile moderner RPA-Plattformen mit einzigartigen Funktionen, die sie von anderen Marktteilnehmern abhebt. Hier ein Überblick, warum EMMA für Ihr Unternehmen die optimale RPA-Plattform sein kann:

EMMA wurde konzipiert, damit auch Anwender ohne Programmierhintergrund Automatisierungen erstellen können. Die Oberfläche ist intuitiv und erlaubt es Fachabteilungen, ihre Prozesse eigenständig in automatisierte Workflows zu überführen. So können z.B. Sachbearbeiter in der Buchhaltung oder im HR selbst zu „Citizen Developern“ werden, ohne IT-Spezialisten bemühen zu müssen. Das senkt die Hürden für die RPA-Einführung enorm und beschleunigt die Umsetzung.

EMMA lässt sich auf Wunsch mit Künstlicher Intelligenz erweitern, um die Automatisierung noch flexibler zu gestalten. Die integrierte Kognitive KI hilft zudem dabei, Eingabemasken auch dann zu erkennen, wenn sich Farbe, Form oder Position von Bedienelementen ändern​. Das bedeutet, EMMA-Bots sind im Vergleich zu ihren Mitbewerbern deutlich robuster gegenüber Änderungen in Anwendungen - ein kleiner Relaunch der Software-Oberfläche bringt sie nicht aus der Fassung. Zudem kann EMMA AI-Komponenten wie OCR (optische Zeichenerkennung) einbinden, um unstrukturierte Daten aus Dokumenten auszulesen und zu verarbeiten. Damit deckt EMMA nicht nur simple, sondern auch anspruchsvollere Automatisierungsfälle ab, die über starre Regelwerke hinausgehen.

WIANCO hat EMMA mit dem Ziel entwickelt, Automatisierung so wirtschaftlich wie möglich zu machen. Durch die hohe Erfolgsquote der Bots und die Vermeidung von Fehlerkosten sinken die Prozesskosten deutlich. Gleichzeitig reduzieren Sie mit EMMA auch Risiken, die sonst bei manuellen Eingriffen in IT-Systeme entstehen würden. EMMA agiert auf der Oberfläche, ohne in den Code Ihrer bestehenden Systeme einzugreifen - so werden keine versehentlichen Seiteneffekte in Kernanwendungen verursacht. Für Sie bedeutet das: RPA mit EMMA kann schnell eingeführt werden, ohne dass aufwändige IT-Projekte nötig sind, und es verursacht keine bösen Überraschungen in Ihren laufenden Systemen​.

Als Lösung „made in Germany“ wird EMMA von umfangreichem Support begleitet. Sie erhalten nicht nur die Software, sondern auf Wunsch auch umfassende Beratung - von der Identifikation der Automatisierungspotenziale bis zur Umsetzung konkreter Bots in EMMA. Wir legen Wert darauf, dass unsere Kunden die Vorteile der RPA voll ausschöpfen können. Deshalb bietet wir Ihnen neben der selbstverständlichen kostenlosen Erstberatung ebenso Unterstützung bei der Prozessanalyse und Umsetzung an. Und natürlich stehen wir Ihnen im laufenden Betrieb bei Fragen oder Anpassungswünschen zur Seite (z.B. wenn sich Prozesse ändern oder erweitert werden sollen). Mit uns haben Sie also einen WIANCO-Partner auf Augenhöhe, der Sie langfristig bei Ihrer Automatisierungsstrategie unterstützt.