Fachkräftemangel in Deutschland
- So helfen Sie sich selbst

Ursachen des Fachkräftemangels

Mitarbeiterbindung verbessern

Personalsuche professionalisieren

Automatisierung von Recruiting-Prozessen

Produktivität trotz Fachkräftemangel steigern

Weiterbildung, Wissensmanagement & Onboarding optimieren

Prozess-Dokumentation als Sicherheitsnetz

Fazit: Dem Mangel an Fachkräften in Deutschland mit Innovation begegnen

Um dem Fachkräftemangel in Deutschland wirksam zu begegnen, lohnt sich zunächst ein Blick auf die wichtigsten Ursachen. Warum tut sich die deutsche Wirtschaft in den letzten Jahren so schwer, geeignete Mitarbeiter zu finden? Die Gründe sind vielschichtig:

• Demografischer Wandel: Unsere Gesellschaft altert. Die geburtenstarken Jahrgänge der "Babyboomer" gehen nach und nach in Rente und fehlen so der Wirtschaft, während deutlich weniger junge Menschen in den Arbeitsmarkt nachrücken. Und diese Entwicklung ist nicht auf 2024 / 2025 begrenzt, sondern wird sich Jahr um Jahr noch mindestens 10 weitere Jahre lang sogar verschärfen. Allein bis 2030 könnten der deutschen Wirtschaft mehrere Millionen Arbeitskräfte fehlen, weil in all den Jahren mehr Beschäftigte aus dem Berufsleben ausscheiden, als neue nachkommen. Diese schrumpfende Erwerbsbevölkerung führt dazu, dass der Industrie in fast allen Branchen Fachkräfte fehlen werden.
• Globaler Wettbewerb um Talente: Gute Leute werden auch im Ausland gesucht. Hochqualifizierte Fachkräfte haben heute oft die Wahl, für Arbeitgeber in unterschiedlichen Ländern oder remote überall auf der Welt zu arbeiten. Das bedeutet: Deutsche Unternehmen konkurrieren nicht nur lokal, sondern global um die besten Köpfe. Wer attraktive Bedingungen und ein gutes Job-Angebot bietet, sichert sich einen Vorteil. Gleichzeitig wandern manche heimische Talente ins Ausland ab oder arbeiten als Freelancer für internationale Firmen – was den Personalmangel hierzulande weiter verstärkt.
• Bildung und Qualifikationsmismatch: In manchen Berufsfeldern passen Angebot und Nachfrage in Deutschland nicht mehr zusammen. Während in der Schule und Ausbildung nicht immer genug für naturwissenschaftlich-technische Berufe (MINT) begeistert wird, sucht die deutsche Wirtschaft gerade im Bereich IT und Ingenieurwesen händeringend nach qualifizierten Frauen und Männern. Die Digitalisierung der Wirtschaft erzeugt zudem laufend neue Jobprofile, auf die das deutsche Bildungssystem mit einem passenden Angebot zur Ausbildung nur verzögert reagiert. 
  Das Ergebnis: Viele Stellenausschreibungen treffen auf die wenigen passend qualifizierten Bewerber auf dem deutschen Arbeitsmarkt. Auch qualifizierte Weiterbildungsmaßnahmen innerhalb der Firmen halten oft nicht Schritt mit der immer rasanteren Entwicklung in den letzten Jahren, sodass vorhandene Arbeitskräfte nicht alle benötigten Fähigkeiten rechtzeitig entwickeln können.

Diese und weitere Faktoren (z.B. fehlende Fachkräfte durch begrenzte Zuwanderung aus dem Ausland oder unattraktive Arbeitsbedingungen in bestimmten Branchen) führen insgesamt zu dem Engpass, den wir auf dem Arbeitsmarkt in Deutschland als Fachkräftemangel wahrnehmen. 

Natürlich lassen sich demografische Trends oder globale Entwicklungen nicht kurzfristig von einem aufs andere Jahr ändern. Unternehmen können jedoch an verschiedenen Stellschrauben drehen, um die Auswirkungen des Personalmangels abzufedern. Im Folgenden zeigen wir konkrete Ansätze, mit denen Sie Mitarbeiter halten, gezielt neue Mitarbeiter finden und Ihre Produktivität trotz Personalmangel steigern können.

Bevor Sie sich auf die oft mühsame Mitarbeiter-Suche begeben, lohnt ein Blick nach innen - in punkto Fachkräftesicherung: Wie lassen sich die vorhandenen Mitarbeiter halten und motivieren? 

Die Mitarbeiterbindung zu verbessern hat oberste Priorität, wenn Fachkräfte knapp sind. Denn jede Kündigung verschärft den Personalmangel und bedeutet Know-how-Verlust. Jede Fluktuation ist teuer: Die Nachbesetzung bzw. Ausbildung einer Fachkraft kann Monate bis Jahre dauern und erhebliche Kosten verursachen – von der Stellenausschreibung bis zur Einarbeitung einer Ersatzkraft. 

Es lohnt sich also, in die Zufriedenheit und Bindung Ihres Personals zu investieren. Zufriedene Mitarbeiter bleiben Ihrem Unternehmen dagegen treu und empfehlen es vielleicht sogar weiter. Hier einige Hebel, um die Bindung Ihrer Fachkräfte zu stärken:

• Routinetätigkeiten automatisieren und Arbeitslast senken: In fast allen Branchen gibt es zeitaufwändige Routineaufgaben – seien es manuelle Dateneingaben, das Ausfüllen immer gleicher Formulare oder das Erstellen von Berichten. Solche Tätigkeiten können auf Dauer frustrieren und die Motivation senken, gerade bei erfahrenen Fachkräften, die ihre Zeit lieber für anspruchsvollere Aufgaben einsetzen möchten. 
  Hier kann Automatisierung Abhilfe schaffen. Wenn Sie monotone Abläufe beispielsweise mit Hilfe von RPA-Bots wie EMMA automatisieren, entlasten Sie Ihr Team spürbar. Die Software-Roboter erledigen die repetitiven Klick-Arbeiten im Hintergrund, während Ihre Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. 
  Das Ergebnis: weniger Überstunden und Stress, dafür mehr Zeit für kreative oder kundenorientierte Projekte. Mitarbeiter erleben ihre Arbeit wieder als sinnvoller und werden durch die Unterstützung digitaler Helfer nicht überlastet.
• Sinnstiftende Tätigkeiten und Entwicklungschancen bieten: Menschen bleiben länger in Jobs, die sie als erfüllend empfinden. Prüfen Sie daher, wie Sie die Arbeitsinhalte attraktiver gestalten können. Das kann bedeuten, dass die qualifizierten Fachkräfte mehr Verantwortung in Projekten bekommen, eigene Ideen einbringen oder sich in ihrem Beruf weiterqualifizieren können. 
  Wenn Routinearbeit dank Automatisierung wegfällt, entsteht Raum für solche sinnstiftenden Aufgaben. Zum Beispiel können Sachbearbeiter, die zuvor ständig Excel-Listen pflegen mussten, nun die gewonnenen Stunden nutzen, um mit Kunden zu arbeiten oder an Verbesserungsinitiativen teilzunehmen. 
  Auch berufliche Weiterbildung und Aufstiegs-Chancen sind ein Schlüssel zur Mitarbeiterbindung: Wer Perspektiven sieht und sich fachlich entfalten kann, hat weniger Grund zu wechseln. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter also aktiv dabei, neue Fähigkeiten zu erlernen – etwa im Umgang mit innovativen Technologien wie KI. Gerade jüngere Talente schätzen Arbeitgeber, die eine moderne, lernfördernde Kultur bieten.

Neben diesen Punkten tragen natürlich auch weiche Faktoren zur Mitarbeiterbindung bei: eine wertschätzende Führung, Flexibilität bei Arbeitszeit und -ort (Stichwort Homeoffice) oder Zusatzleistungen wie Gesundheitsförderung. 

Das Gesamtpaket muss stimmen, damit Ihre Fachkräfte gerne bleiben. Doch indem Sie gezielt für Entlastung sorgen und den Arbeitsalltag interessanter machen, schaffen Sie schon wichtige Voraussetzungen, um Abwanderung zu verhindern.

Trotz aller Bemühungen um Bindung lässt es sich meist nicht vermeiden: Früher oder später müssen Sie neue Mitarbeiter suchen, um Ihr Team zu verstärken oder frei gewordene Stellen nachzubesetzen. 

In Zeiten von Fachkräftemangel reicht es jedoch nicht mehr, einfach eine Stelle auszuschreiben und auf Bewerbungen zu warten. Sie müssen proaktiv und kreativ Mitarbeiter finden. Folgende Ansätze helfen, die Mitarbeitersuche moderner und erfolgreicher zu gestalten:

• Social Media Recruiting nutzen: Ihre potenziellen Bewerber sind höchstwahrscheinlich auf sozialen Netzwerken unterwegs - sei es beruflich auf Plattformen wie LinkedIn oder Xing, oder privat auf Facebook, Instagram & Co. Social Media Recruiting bedeutet, diese Kanäle aktiv für die Personalgewinnung zu nutzen. 
  Das kann verschiedene Formen annehmen: Zum Beispiel können Sie Stellenanzeigen gezielt als Social-Media-Anzeigen schalten, um passende Kandidaten in deren Feeds zu erreichen. 
  Auch das direkte Ansprechen von Talenten (Active Sourcing) ist möglich, indem Sie Profile recherchieren und aussichtsreiche Personen per Nachricht kontaktieren. 
  Nicht zuletzt eignet sich Social Media hervorragend, um Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren (Employer Branding) - teilen Sie Einblicke in den Arbeitsalltag, Erfolge Ihres Teams oder Weiterbildungschancen. Je stärker Ihre Arbeitgebermarke online sichtbar ist, desto eher werden Interessenten auf Sie aufmerksam.
• Karriere-Microsite mit aktuellen Job-Angeboten: Neben den gängigen Jobportalen sollten Sie auch auf Ihrer eigenen Website für potenzielle Bewerber präsent sein. Eine Karriere-Seite oder eigenständige Karriere-Microsite bündelt alle wichtigen Informationen für Kandidaten an einem Ort: aktuelle Stellenausschreibungen, Infos zu Ihrem Unternehmen als Arbeitgeber, Benefits, Teamvorstellungen und vielleicht sogar Mitarbeiter-Testimonials. 
  Achten Sie darauf, dass diese Seite immer gepflegt und aktuell ist – nichts ist peinlicher, als eine Stelle auszuschreiben, die längst besetzt wurde. Idealerweise ermöglichen Sie Bewerbern, sich direkt über die Karriere-Seite online zu bewerben (zum Beispiel über ein Formular oder per Upload des Lebenslaufs). 
  Je einfacher der Bewerbungsprozess, desto geringer die Abbruchquote. Verlinken Sie Ihre Karriere-Microsite in allen Stellenanzeigen und Social-Media-Posts, sodass Interessenten mit einem Klick mehr über Sie erfahren können. Eine gut gestaltete Karriere-Seite unterstreicht Professionalität und zeigt, dass Sie die Gewinnung neuer Mitarbeiter ernst nehmen.

Darüber hinaus lohnt es sich, kreative Wege zu gehen, um geeignete Mitarbeiter zu finden. Manche Firmen veranstalten beispielsweise Recruiting-Events (virtuell oder vor Ort), nutzen Mitarbeiterempfehlungsprogramme („Mitarbeiter werben Mitarbeiter“) oder kooperieren mit Bildungseinrichtungen, um frühzeitig Talente zu rekrutieren. 

Entscheidend ist, dass Sie dorthin gehen, wo sich Ihre Zielgruppe aufhält, und sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren.

Die Automatisierung im Recruiting bietet erhebliche Vorteile, insbesondere auch für kleine HR-Teams oder Unternehmen ohne eigene Personalabteilung. Der Einsatz von KI und RPA-Tools, wie EMMA und AIMAX^®, kann dabei repetitive Aufgaben im Bewerbungsprozess effizienter gestalten. 

Zu den automatisierbaren Aufgaben gehören bspw. die Vorauswahl von Bewerbern, das Erfassen von Informationen aus Lebensläufen, der Versand von Eingangsbestätigungen, die Terminvereinbarung, etc. 

Im Rahmen der Automatisierung von Social-Media-Recruiting durch RPA können Tools darüber hinaus gezielt Profile auf Plattformen wie LinkedIn suchen und kontaktieren. Schlussendlich lassen sich Bewerbungsunterlagen mit KI auf Vollzähligkeit prüfen als auch Bewerberdaten mit Robotic Process Automation direkt in Bewerbermanagement-Systeme eintragen.

Sie sehen: Die Anwendungsfälle im Personalmanagement bzw. Recruiting sind ausgesprochen vielfältig. Dabei spart die Automatisierung nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern schafft auch Freiräume für die Arbeit mit den Menschen - Ihren Mitarbeitern und solchen die es werden wollen.

Neben Recruiting und Mitarbeiterbindung gibt es einen dritten zentralen Ansatz, um mit begrenzter Personaldecke erfolgreich zu sein: Steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens durch Digitalisierung von Prozessen - eine Erkenntnis, die nicht erst seit 2024 gereift ist.

Wenn Ihnen personell die Hände gebunden sind, muss die vorhandene Mannschaft umso effizienter arbeiten. Das bedeutet nicht, die Leute noch mehr zu belasten - sondern die Arbeit smarter zu gestalten, idealerweise mit Hilfe von Digitalisierung. Prozessautomatisierung ist hier das Schlüsselwort.

Mit Robotic Process Automation können Sie wiederkehrende Abläufe in Verwaltung, Produktion oder Kundenservice zügig automatisieren. Solche Software-Roboter wie EMMA erledigen definierte Aufgaben rund um die Uhr, fehlerfrei und deutlich schneller als wir Menschen. Dadurch erhöhen Sie die Wertschöpfung pro Mitarbeiter, denn ein Teil der Arbeit wird ja von digitalen "Kollegen" erledigt. Beispielsweise können RPA-Bots wie EMMA Eingaben aus Excel-Listen in ein ERP-System übertragen, Rechnungen automatisch prüfen und verbuchen oder regelmäßige Reports erstellen und per E-Mail versenden - all das ohne Zutun von Menschen. Ihre Angestellten können währenddessen einer anderen Arbeit nachgehen, die Software-Roboter im Blick behalten oder sich komplexeren Problemfällen widmen.

Wichtig: Mit Automatisierungslösungen wie unserer RPA-Plattform EMMA können Fachabteilungen ihre Prozesse auch selbst digitalisieren, ohne auf knappe IT-Ressourcen warten zu müssen. Möglich wird dies durch den benutzerfreundlichen No-Code-Ansatz, der keine Programmier-Vorkenntnisse erfordert. Das heißt, Ihre Fachkräfte können sich gewissermaßen ihre eigenen digitalen Assistenten schaffen, um den Alltag zu erleichtern. Dadurch lassen sich binnen kurzer Zeit (teils in wenigen Tagen) Prozesse automatisieren, die zuvor viel Arbeitszeit gebunden haben. Das Ergebnis ist spürbar: Unternehmen berichten häufig von deutlichen Effizienzgewinnen und geringerer Fehlerquote. So steigern einige unserer Kunden mit nur einer Handvoll RPA-Bots ihre Produktivität um ein Vielfaches - sie schaffen also mit dem vorhandenen Personal mehr Output, als es ohne Automation möglich wäre.

Neben RPA kann auch künstliche Intelligenz die Produktivität stützen, indem KI-Algorithmen zum Beispiel Prognosen erstellen (etwa für Verkaufszahlen oder Wartungsbedarfe) oder Texte und Daten analysieren, wofür Menschen Stunden bräuchten. Unser KI-Agent AIMAX^® lässt sich flexibel in solche Prozesse integrieren. Das große Ziel bei all dem: eine Art Hyperautomatisierung, bei der möglichst viele Routine- und Verwaltungsprozesse vollautomatisch ablaufen, damit Ihre Mitarbeiter ihr Potenzial dort einbringen, wo es wirklich zählt.

Oft vernachlässigte, doch enorm wichtige Bereiche in Zeiten von Personalmangel sind Weiterbildung und Wissensmanagement. Wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen (sei es durch Ruhestand oder Wechsel), geht wertvolles Know-how verloren. Gleichzeitig müssen neue Mitarbeiter immer schneller eingearbeitet werden, um die Lücken zu füllen. Ein kluges Wissensmanagement sorgt dafür, dass das Wissen zentral gesammelt, zugänglich und lebendig gehalten wird - ein wahrer Schatz, der den Fachkräftemangel abmildern kann.

Setzen Sie zum Einen darauf, vorhandenes Wissen systematisch zu dokumentieren (dazu mehr im nächsten Abschnitt zur Prozess-Dokumentation). Zum Anderen können moderne KI-Tools helfen, Wissen besser nutzbar zu machen. Stellen Sie sich vor, ein neuer Mitarbeiter könnte all seine Fragen an ein intelligentes System stellen und in Sekunden Antworten erhalten, anstatt ständig Kollegen unterbrechen zu müssen. 

Genau das ermöglicht unser KI-Agent AIMAX^® im Wissensmanagement: Er dient als eine Art virtueller Wissensmanager, der an Ihr firmeneigenes Informationsnetz (z.B. Intranet, Dokumentationssysteme oder Datenbanken) angebunden ist. Mitarbeiter können dem KI-Agenten Fragen in natürlicher Sprache stellen - beispielsweise „Wie beantrage ich XY?“ oder „Wo finde ich das aktuelle Produktdatenblatt?“ – und erhalten prompt die passenden Informationen, ohne lange suchen zu müssen.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Neues Personal findet sich schneller zurecht, weil es jederzeit eine zuverlässige Auskunftsquelle hat. Sprachbarrieren lassen sich dabei ebenfalls überwinden, denn AIMAX^® kann mehrsprachig antworten - praktisch für internationale Teams. Auch für bestehende Mitarbeiter steigert ein solches System die Produktivität und Zufriedenheit: Das Wissen fließt frei im Unternehmen, niemand „sitzt“ mehr auf Informationen, und jeder hat das Gefühl, schnell an benötigtes Know-how zu kommen. Dies beweist nicht zuletzt die aktuelle P&G-Studie (März 2025) zum Einfluss eines KI-Teamkollegen auf die Arbeitsergebnisse.

Zusätzlich sollten Sie Ihr Onboarding - also die Einarbeitung neuer Teammitglieder - so gut wie möglich strukturieren und optimieren. Haben Sie einen klaren Einarbeitungsplan? Sind alle Schulungsmaterialien up to date? 

Hier kann Automatisierung ebenfalls helfen: Zum Beispiel lassen sich standardisierte Onboarding-Prozesse definieren, bei denen neue Mitarbeiter automatisch alle wichtigen Unterlagen und Zugänge erhalten, erste Trainingseinheiten über E-Learning-Plattformen absolvieren und Checklisten abarbeiten. 

RPA-Bots können die Bereitstellung von Accounts oder das Versenden von Willkommens-E-Mails übernehmen. Ein gutes Onboarding verkürzt die Zeit, bis ein Neuzugang produktiv mitarbeiten kann – ein entscheidender Faktor, wenn Ihnen nur wenige Mitarbeiter zur Verfügung stehen. 

Mit intelligentem Wissensmanagement und schnellem Onboarding stellen Sie sicher, dass aus neuen Mitarbeitern zügig eingespielte Teammitglieder werden, die Wissenslücken der Vorgänger kompensieren können.

Eng verbunden mit dem Wissensmanagement ist die Prozess-Dokumentation. Gerade in Zeiten von Personalmangel muss jederzeit klar sein, wie bestimmte Aufgaben und Abläufe im Unternehmen erledigt werden - unabhängig davon, welche Person sie gerade ausführt. Eine lückenlose Dokumentation Ihrer Prozesse dient als Sicherheitsnetz: Fällt ein Mitarbeiter plötzlich aus oder verlässt die Firma, kann ein anderer anhand der Doku den Job übernehmen.

In der Praxis scheitert gute Prozess-Dokumentation oft daran, dass niemand die Zeit findet, sie zu erstellen und aktuell zu halten. Hier kommt erneut die Automatisierung ins Spiel. Wenn Sie Prozesse mit dem RPA-Tool EMMA automatisieren, entsteht automatisch eine Dokumentation der Arbeitsschritte. Jede Aktion, die der Software-Roboter durchführt - ob Klicks, Dateneingaben oder Berechnungen – wird per Screenshot protokolliert. Neue Kollegen können sich diese Schritt-für-Schritt-Aufzeichnungen ansehen und genau nachvollziehen, wie ein Prozess abläuft. Das erleichtert das Verständnis komplexer Abläufe enorm. 

Dieses Vorgehen bietet gleich mehrere Vorteile: Zum einen sichern Sie wertvolles Know-how für die Zukunft, anstatt es an individuelle Personen zu binden. Zum anderen unterstützt Sie die Dokumentation dabei, Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Wenn schwarz auf weiß (bzw. in digitaler Form) vorliegt, wie ein Ablauf derzeit funktioniert, lässt er sich viel leichter analysieren und optimieren. Und nicht zuletzt erfüllen Sie mit sauber dokumentierten Prozessen auch Anforderungen etwa in den Bereichen Qualitätsmanagement oder Compliance - was zusätzliche Sicherheit gibt.

Kurzum: Eine aktuelle Prozess-Dokumentation ist Gold wert. Kombinieren Sie am besten die Einbindung der Mitarbeiter (zur Beschreibung ihrer Tätigkeiten) mit technischen Hilfsmitteln. Lassen Sie digitale Tools einen Großteil der Dokumentationsarbeit übernehmen, während Ihre Fachkräfte ihr Erfahrungswissen beisteuern. So entsteht ein lebendiges Nachschlagewerk für alle zentralen Abläufe, auf das Sie im Bedarfsfall jederzeit zurückgreifen können.