Fachkräftemangel in Behörden
- Hintergründe und Lösungen

Aktuelle Situation: Ausmaß des Personalmangels im öffentlichen Dienst

Ursachen des Fachkräftemangels in Behörden

Auswirkungen: Was der Personalengpass für Verwaltung und Bürger bedeutet

Lösungsansätze: Wege aus der Personalnot

Fazit: Handlungsfähig bleiben trotz Personalknappheit

Wie gravierend der Fachkräftemangel in Behörden bereits ist, lässt sich an einigen Kennzahlen ablesen. Im Folgenden sind zentrale Fakten aus aktuellen Studien und Statistiken zusammengefasst:

• Fehlende Beschäftigte im öffentlichen Dienst: ca. 570.000 Personen
• Erwartete Ruhestandsabgänge in den nächsten 10 Jahren: ~1,3 Millionen Stellen - fast ein Drittel der Belegschaft
• Vollständig digitalisierte Verwaltungsprozesse (medienbruchfrei): nur ~39% der Abläufe laut Schätzung der Beschäftigten - (Quelle: egovernment.de) 

Diese Zahlen zeichnen ein deutliches Bild: Der Personalmangel im öffentlichen Dienst ist real und spürbar. Deutschland beschäftigt mit gut 5,2 Millionen Personen zwar viele Menschen im Staatsdienst, doch das sind nur rund 11% aller Erwerbstätigen – im internationalen Vergleich ein sehr geringer Wert. Bereits jetzt fehlen über eine halbe Million Fachkräfte, um alle Aufgaben adäquat zu bewältigen. 

Besonders Länder und Kommunen spüren den Druck, da hier der Großteil der Beschäftigten eingesetzt ist. Einige Bereiche sind laut Studien überproportional betroffen: So weist der dbb auf dramatische Personalengpässe in Bildungsseinrichtungen, der inneren Sicherheit (Polizei) sowie im Gesundheitswesen hin. Diese Sektoren gelten als besonders personalintensiv und kritisch – wenn hier Stellen unbesetzt bleiben, hat das direkte Auswirkungen auf Bürger und Gesellschaft.

Hinzu kommt die demografische Komponente: Ein Viertel der Beschäftigten ist 55 Jahre oder älter. Die geburtenstarken Jahrgänge treten sukzessive ihren Ruhestand an. In den nächsten Jahren wird die Welle der Pensionierungen an Fahrt aufnehmen – rund 1,3 Millionen Verwaltungsmitarbeiter werden bis 2035 altersbedingt ausscheiden. Dem steht jedoch nur ein vergleichsweise kleiner Anteil an jungem Nachwuchs gegenüber: Nicht einmal 7% der Beschäftigten sind jünger als 25. Diese Lücke zwischen Alt und Jung bedeutet, dass zahlreiche Stellen in kurzer Zeit neu besetzt werden müssten, um den Status quo zu halten. Schon heute zeigt sich jedoch, dass viele dieser Stellen gar nicht oder nur sehr langsam nachbesetzt werden können.

Zusammengefasst befindet sich der öffentliche Dienst in Deutschland in einer prekären Lage: Hohe Personalnot in kritischen Bereichen, absehbar noch verstärkt durch eine Pensionierungswelle, und Schwierigkeiten, genügend qualifizierte Nachwuchskräfte zu gewinnen. Die Situation wirkt sich bereits heute auf die Arbeitsfähigkeit vieler Behörden aus.

Der Fachkräftemangel in Verwaltungen ist kein Zufall, sondern Resultat mehrerer gleichzeitiger Entwicklungen und struktureller Probleme. Im Folgenden werden die wichtigsten Ursachen analysiert:

• Demografischer Wandel
• Wettbewerb mit der Privatwirtschaft und Gehaltsniveau
• Langwierige Einstellungsverfahren und bürokratische Hürden
• Image und Attraktivität des öffentlichen Dienstes
• Rückstand bei Digitalisierung und moderner Arbeitskultur

Zusammengefasst ist der Fachkräftemangel in Behörden das Ergebnis einer Verkettung von Umständen: demografischer Wandel, begrenzte Attraktivität und Flexibilität des öffentlichen Dienstes als Arbeitgeber, regionalen Ungleichgewichten und einer Modernisierungsverzögerung in Organisation und Technik. Die Folgen dieser Situation zeigen sich bereits heute deutlich.

Der akute Personalmangel in Behörden bleibt nicht ohne Folgen. Bereits jetzt sind verschiedene Auswirkungen spürbar, die sowohl die Verwaltungsmitarbeiter selbst als auch die Bürgerinnen und Bürger sowie die Wirtschaft betreffen:

• Längere Bearbeitungszeiten und Serviceeinschränkungen
  Weniger Personal bedeutet unweigerlich, dass Vorgänge länger liegen bleiben. Bürger müssen oftmals deutlich länger auf Bescheide, Ausweise oder Genehmigungen warten, weil einfach nicht genug Sachbearbeiter vorhanden sind, um die Antragsflut zeitnah zu bewältigen.
• Überlastung der verbleibenden Mitarbeiter
  Die Beschäftigten, die weiterhin den Laden am Laufen halten, geraten häufig an ihre Belastungsgrenze. Um Personallücken zu kompensieren, müssen sie zusätzliche Aufgaben übernehmen, Überstunden leisten und ständig am Limit arbeiten. Die psychische und physische Belastung nimmt zu – laut Umfragen fühlen sich Angestellte im öffentlichen Dienst deutlich häufiger gestresst und ausgebrannt als der Durchschnitt.
• Qualitätseinbußen und Fehlerhäufung
  Unter hohem Zeitdruck und Personalmangel leidet auch die Qualität der Aufgabenerfüllung. Wenn Sachbearbeiter Hunderte von Fällen auf dem Tisch haben, können sie sich pro Fall weniger Zeit nehmen. Die Sorgfalt könnte abnehmen, was zu Fehlern führt – etwa bei der Bescheidung von Anträgen oder der Berechnung von Leistungen. Auch wichtige Projekte und Innovationen bleiben liegen, weil das Tagesgeschäft alle Kapazitäten bindet.
• Externe Vergabe und höhere Kosten
  Um den Notbetrieb aufrechtzuerhalten, greifen Verwaltungen vermehrt auf externe Dienstleister zurück. IT-Leistungen werden outgesourct, Planungsaufgaben an Ingenieurbüros gegeben oder zeitweise Leiharbeitskräfte für Sachbearbeitung eingesetzt. Kurzfristig schließt das Lücken, langfristig kann es aber teurer kommen.
• Vertrauensverlust und Unzufriedenheit in der Bevölkerung
  Wenn Bürger die Auswirkungen des Personalmangels direkt spüren – sei es durch lange Wartezeiten, oft wechselnde Zuständigkeiten oder überlastete, gestresste Mitarbeiter – leidet das Vertrauen in die Leistungsfähigkeit des Staates. Laut einer Bürgerbefragung 2024 sind nur noch 25 % der Befragten überzeugt, dass der Staat seine Aufgaben angemessen erfüllen kann.
• Innere Motivation und Teamkultur
  Nicht zuletzt hat der permanente Personaldruck Auswirkungen auf die Arbeitskultur innerhalb der Behörden. Es entsteht Frust bei den Mitarbeitenden, die täglich „gegen Windmühlen kämpfen“. Engagement kann nachlassen, wenn man das Gefühl hat, trotz aller Mühe die Berge an Arbeit nicht bewältigen zu können. In einigen Ämtern kommt es zu Konflikten zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen, etwa wenn Prioritäten unklar sind oder jeder versucht, seine zwingendsten Aufgaben irgendwie vorzuziehen.

Insgesamt zeigen die Auswirkungen, dass der Fachkräftemangel nicht nur ein internes Problem der Personalstellen ist, sondern spürbare gesellschaftliche Folgen hat. Verwaltung ist ein Rückgrat des Gemeinwesens – wenn es bröckelt, merken das alle. Umso dringlicher ist es, Lösungen anzugehen. Im nächsten Abschnitt werden verschiedene Lösungsansätze vorgestellt, die dazu beitragen können, die Handlungsfähigkeit der Behörden trotz knapper Personaldecke zu sichern.

Angesichts der komplexen Ursachenlage gibt es keine einfache Patentlösung für den Fachkräftemangel in Behörden. Vielmehr braucht es ein Bündel an Maßnahmen auf verschiedenen Ebenen. Im Folgenden werden zentrale Lösungsansätze erläutert – von klassischen Personalstrategien bis hin zu innovativen technischen Hilfsmitteln –, die zusammen helfen können, den öffentlichen Dienst zukunftsfähig und funktionsfähig zu halten.

Um im Wettbewerb um Talente besser zu bestehen, muss der öffentliche Dienst als Arbeitgeber attraktiver werden. Dazu gehören insbesondere folgende Stellschrauben:

• Wettbewerbsfähige Bezahlung
• Karrierewege und Entwicklung
• Arbeitsflexibilität und -kultur

Neben der allgemeinen Attraktivität müssen gezielte Maßnahmen ergriffen werden, um geeignetes Personal zu finden, auszubilden bzw. zu halten:

• Ausbildungs- und Studienkapazitäten erhöhen
• Quereinsteiger und Seiteneinsteiger zulassen
• Schnellere Einstellungsverfahren
• Kooperation mit Bildungseinrichtungen
• Retention: Bindung der vorhandenen Mitarbeiter

Die vielleicht wirkungsvollste Strategie, um trotz Personalknappheit die Verwaltungsleistung zu sichern, ist die konsequente Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Moderne Technologien können Arbeitsabläufe enorm beschleunigen, Fehler reduzieren und Personal von Routinearbeiten entlasten. Wichtig dabei: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um mehr Effizienz und Bürgerfreundlichkeit zu erreichen – und in der aktuellen Lage eben auch ein Mittel gegen den Personalmangel.

Bereits heute wünschen sich etwa zwei Drittel der Verwaltungsmitarbeiter mehr digitale Anwendungen in ihrem Arbeitsalltag. Die Technik ist also nicht nur von oben aufgezwungen, sondern wird auch von der Basis als hilfreich erachtet. Konkrete Handlungsfelder sind:

• Online-Dienste und Self-Service für Bürger: Je mehr Dienstleistungen die Bürger selbst online erledigen können, desto weniger persönliche Vorsprachen und manuelle Eingaben durch Sachbearbeiter sind nötig. Einfache Anträge (Melderegisterauskünfte, Statusabfragen, Formularübermittlungen) sollten vollständig online angeboten und automatisch in die Fachverfahren eingespeist werden. Das entlastet die Front-Office-Mitarbeiter erheblich. Projekte wie das Bürgerportal oder die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zielen genau darauf ab – sie müssen mit Hochdruck weiterbetrieben werden. Jede medienbruchfrei online abgewickelte Leistung spart Zeit im Amt.
• Elektronische Akten und Vorgangsbearbeitung: Der flächendeckende Einsatz der eAkte ist ein Muss, um effizient zu arbeiten. Wo Akten digital verfügbar sind, entfällt das Suchen nach Papierakten, das doppelte Erfassen von Daten und das Hin- und Herschieben von Ordnern. Außerdem ermöglicht die eAkte ortsunabhängiges Arbeiten (z. B. im Home-Office) und parallele Bearbeitung durch mehrere Stellen. Die Tatsache, dass bisher erst 42% der Beschäftigten mit der eAkte arbeiten können, zeigt das Potenzial.
• Robotic Process Automation (RPA): Eine Schlüsseltechnologie, um Routineaufgaben zu automatisieren, ist RPA. Damit lassen sich wiederkehrende, regelbasierte Prozesse von Software-Robotern ausführen – und zwar rund um die Uhr, fehlerfrei und entlastend für das Personal. Moderne No-Code-RPA-Lösungen wie EMMA erlauben es sogar, Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Damit adressiert sie explizit die Hürde des Fachkräftemangels im IT-Bereich. 
  Ein weiterer Vorteil: Es sind keine tiefen Systemintegrationen nötig und bestehende Fachverfahren können weiter genutzt werden. 
  Wichtig in Behörden: Lösungen wie EMMA können on-premise betrieben werden, sodass alle Daten im Haus bleiben – ein essenzieller Faktor für Datenschutz und Compliance.
• KI-Assistenz und Chatbots: Neben RPA, das starre Prozesse automatisiert, gibt es auch das Feld der künstlichen Intelligenz, das flexible Unterstützung bietet. 
  In der Praxis könnte ein KI-Agent z.B. eingehende Bürgeranfragen in natürlicher Sprache beantworten (Chatbot-Funktion) oder bei komplexen Vorgängen eine Entscheidungsempfehlung formulieren, die der Sachbearbeiter nur noch überprüfen muss. Solche KI-Agenten sind branchen- und abteilungsübergreifend einsetzbar, also nicht nur für einen spezifischen Use-Case programmiert. 
  Im Zusammenspiel bilden Lösungen wie EMMA und der KI-Agent AIMAX® ein Automatisierungs-Team: Für Behörden bedeutet dies, dass selbst bei knapper Personaldecke viele Standardanliegen zuverlässig bearbeitet werden können – die „digitalen Kollegen“ fangen Spitzen ab und arbeiten im Hintergrund. Natürlich ersetzt Technologie nicht die menschliche Arbeit komplett, aber sie kann als Multiplikator wirken: Ein Sachbearbeiter mit KI-Unterstützung schafft deutlich mehr Vorgänge pro Tag als ohne.

Zusammengefasst verspricht die fortschreitende Digitalisierung eine Teilkompensation des Personalmangels. Dabei geht es darum, so viele Abläufe wie möglich durch smarte Technologien zu unterstützen oder vollständig zu übernehmen. Die Kombination aus RPA und KI spielt in diesem Kontext eine Schlüsselrolle. Erste Beispiele zeigen, dass solcherart digitalisierte Behördenarbeit nicht nur ein Zukunftsvision ist, sondern bereits Realität.

In einer akuten Mangelsituation kann es sinnvoll sein, neue Wege der Zusammenarbeit zu beschreiten:

• Rentner reaktivieren
  Einige Behörden haben begonnen, pensionierte Mitarbeiter befristet zurückzuholen oder im Rahmen von Projekten als Aushilfen einzusetzen. Ehemalige Verwaltungsprofis besitzen Erfahrung und können kurzfristig aushelfen – sei es zur Einarbeitung junger Kollegen oder zur Bewältigung von Rückständen. Natürlich ist dies nur eine Übergangslösung und keine nachhaltige Personalstrategie, aber als Notmaßnahme kann es Lücken schließen.
• Interkommunale Zusammenarbeit
  Kommunen und Behörden können Personal teilen oder gemeinsame Teams bilden. Beispielsweise könnte ein Pool an Bauingenieuren für mehrere benachbarte Gemeinden arbeiten, anstatt dass jede verzweifelt eigene Ingenieure sucht. Oder es werden Servicecenter eingerichtet, die zentral Anrufe/Bürgeranfragen für mehrere Ämter entgegennehmen.
• Public Private Partnerships
  In bestimmten Bereichen kann eine befristete Zusammenarbeit mit der Privatwirtschaft sinnvoll sein, etwa wenn es um sehr spezialisierte Projekte geht (z.B. Einführung einer neuen Software). Durch befristete Beraterverträge oder Projektpartnerschaften können Behörden Know-how einkaufen, das intern (noch) fehlt. Wichtig ist jedoch, die Abhängigkeit zu begrenzen und parallel eigenes Personal aufzubauen, damit das Wissen im Haus bleibt.
• Wissensmanagement und Dokumentation
  Gerade weil Personal kommt und geht, muss sichergestellt werden, dass Wissen nicht mit Personen verschwindet. Eine Lösung ist der Aufbau von guten Wissensdatenbanken, schriftlichen Leitfäden und Übergabedokumentationen - Aufgaben bei denen Lösungen wie EMMA oder AIMAX® ebenfalls Unterstützung leisten können. 
  Denn wenn ein Mitarbeiter geht, sollte sein Erfahrungswissen bestmöglich dokumentiert sein, sodass Nachfolger nicht von Null anfangen. So wird die Verwaltung resilienter gegen personelle Wechsel.

Der Fachkräftemangel in deutschen Behörden ist eine der größten Verwaltungskrisen der letzten Jahrzehnte. Die Hintergründe sind vielfältig – vom demografischen Wandel über Konkurrenz zur Wirtschaft bis zu Modernisierungsstaus. Ohne Gegenmaßnahmen droht ein Teufelskreis, in dem Personalnot zu schlechterer Verwaltungsleistung führt und dies wiederum Nachwuchs abschreckt sowie das Vertrauen der Bürger schwächt. Doch die Analyse zeigt auch: Es gibt Lösungswege.

Ein Allheilmittel existiert zwar nicht, doch durch kombinierte Anstrengungen lässt sich die Handlungsfähigkeit des öffentlichen Sektors erhalten. Die kommunale Verwaltung muss sich als Arbeitgeber neu positionieren – moderner, flexibler, attraktiver. Es gilt, in Menschen zu investieren (Ausbildung, Gewinnung, Bindung) und gleichzeitig in Technologie zu investieren, um die Menschen zu entlasten. Innovative Automatisierungslösungen wie EMMA und AIMAX® zeigen, dass bereits heute Tools verfügbar sind, um mehr Arbeit mit weniger Personal zu schaffen, ohne die Qualität zu gefährden. Wichtig ist, diese Chancen pragmatisch und ohne Berührungsängste zu nutzen. Entscheider in Bund, Ländern und Kommunen sind gefordert, den „Fuß von der Bremse“ zu nehmen und mutig in den öffentlichen Dienst zu investieren.

Der Staat darf kein Arbeitgeber zweiter Wahl sein – gerade nicht in einer Zeit, in der seine Aufgaben immer komplexer werden (Stichwort Krisenmanagement, Digitalisierung, Sicherheit). Jede Behörde, die heute in Personal und Technik investiert, legt den Grundstein dafür, auch morgen noch bürgernahe Dienstleistungen erbringen zu können. Umgekehrt würden Untätigkeit oder das Verschieben von Lösungen die Probleme nur vergrößern.

Abschließend lässt sich sagen: Der Fachkräftemangel in Behörden ist beherrschbar, wenn alle Beteiligten – Politik, Verwaltungsführung und Mitarbeiter – an einem Strang ziehen. Die notwendigen Konzepte liegen auf dem Tisch, viele sogar schon erprobt. Jetzt kommt es auf die Umsetzung an. Durch eine Mischung aus attraktivem Personalmanagement, organisatorischen Reformen und kluger Nutzung von Automatisierung und Künstlicher Intelligenz kann die öffentliche Verwaltung die Kurve kriegen. So bleibt der Staat handlungsfähig – und kann das Vertrauen der Bürger in seine Leistungsfähigkeit zurückgewinnen und festigen. Denn eine effiziente, bürgerorientierte Verwaltung ist letztlich im Interesse aller.