Effizientes Aufsetzen von Verträgen mit der EMMA RPA

Im Rechtswesen ist insbesondere die Genauigkeit entscheidend. EMMA, unsere innovative RPA-Lösung (Robotic Process Automation), revolutioniert die Art und Weise, wie Verträge bspw. in Notariaten und Anwaltskanzleien erstellt werden, und bietet dabei eine zuverlässige und revisionssichere Automatisierungslösung.

• Zeitersparnis: Automatisierung von Routineaufgaben ist insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels von höchtem Interesse
• Fehlerreduktion: Verringerung menschlicher Fehler durch deterministische, wiederholbare Prozesse
• Einhaltung von Compliance-Anforderungen: Unterstützung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen durch lückenlose Nachvollziehbarkeit

Vertragsaufsetzung ist ein wesentlicher, aber zeitintensiver Bestandteil der Arbeit in Notariaten und Anwaltskanzleien. Mit der Einführung von EMMA wird dieser Prozess nicht nur effizienter, sondern auch fehlerfrei nachvollziehbar, was die Qualität und Konsistenz der erstellten Verträge sicherstellt.

Ein typischer Vertragserstellungsprozess mit Unterstützung der Kognitiven KI EMMA läuft dabei wie folgt ab:
 

1. Auslesen der Vertragsdaten: Die EMMA RPA startet den Prozess durch Zugriff auf eine zentrale Datenbank bzw. CRM-System, um alle relevanten Vertragsinformationen, wie Klientendaten und Vertragsarten, abzurufen. Dies kann auch eine Excel-Datei sein in der die zu Daten für die zu erstellenden Verträge hinterlegt sind.
2. Vorlage auswählen und anpassen: EMMA wählt aus den verfügbaren Vertragsvorlagen die passende für den gewünschten Vertragstyp aus und füllt automatisch Platzhalter mit den im Vorfeld ermittelten Daten aus.
3. Dokumenterstellung: Im nächsten Schritt speichert EMMA den Vertrag als Dokument (Word und/oder PDF) im gewünschten Ordner ab.
4. Hinterlegen im Vertragsmanagement-System: Das erstellte Dokument wird im Vertragsmanagement-System beim entsprechenden Mandaten hinterlegt und ggf. noch entsprechende Einstellungen vorgenommen.
5. Benachrichtigung: EMMA sendet automatische Benachrichtigungen an die beteiligten Kollegen, um sie über die Fertigstellung und Verfügbarkeit des Vertrags zu informieren.
6. Kontrolle und Versand: Nach erfolgter Kontrolle durch den Mitarbeiter erfolgt der automatische Versand per Mail an den Klienten. Alternativ erfolgt ein Ausdruck inkl. entsprechendem Anschreiben zum Versand per Post. Auch der automatische Online-Erwerb einer Post-Wertmarke inkl. Druck auf einen Briefumschlag ist möglich.

• Deterministisches Arbeiten: Die Robotic Process Automation (RPA)-Lösung EMMA gewährleistet, dass jeder Prozessablauf jederzeit wiederholbar ist, was für konsistente Ergebnisse sorgt, die in rechtlichen Kontexten von entscheidender Bedeutung sind.
• Nachvollziehbare Dokumentation: Während der Abarbeitung von Prozessen erstellt EMMA automatisch Screenshots. Diese bieten eine vollständige Dokumentation und Transparenz über jeden Schritt des Vertragsaufsetzungsprozesses.
• Lokale Installation und höchste Flexibilität: Die Kognitive KI EMMA kann lokal installiert werden und benötigt keinen Internetzugriff. Damit wird sie auch höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht. Zudem kann sie auch in komplexen IT-Umgebungen eingesetzt werden, wie z.B. durch Remote-Desktop-Verbindungen oder in Citrix-Umgebungen. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende IT-Strukturen von Kanzleien.

EMMA verwandelt den Prozess der Vertragsaufsetzung in Notariaten und Anwaltskanzleien in einen effizienten und fehlerfreien Ablauf. Durch die Bereitstellung einer nachvollziehbaren und integrierbaren Lösung, die zeitgleiche Effizienz und Compliance gewährleistet, trägt EMMA entscheidend zur Optimierung der Geschäftsprozesse bei.